[أسامة صلاح]

	يرتبط اجتماع مجلس الإدارة داخل الجمعية الأهلية بالحكم الداخلي Governance حيث يضع المجلس السياسات ويراقب تطبيقها، وهو الأمر الذي يجعل الاجتماع مهمًّا، ويحتاج إلى إعداد خاص، والهدف من الإعداد لاجتماعات مجلس الإدارة هو الاستغلال الجيد لوقت وخبرات الأعضاء. ومساعدة الجمعية على تحقيق ما أنشئت من أجله. وينحصر دور مجلس الإدارة في وضع سياسات عامة دون الخوض في تفاصيل الإدارة التنفيذية اليومية. عوامل نجاح الاجتماعات هناك عدة عوامل تساعد على نجاح اجتماعات مجلس الإدارة هي: 1. التحديد الدقيق لوقت الاجتماع: وحتى نضمن أن تأتي اجتماعات مجلس الإدارة في حدود الوقت المقرر لها دون إطالة أو اقتضاب يجب أن يكون جدول أعمال الاجتماع متوازناً بعد دراسة جيدة للوقت المتوقع لكل بند، وتحديد واضح للهدف من الاجتماع. 2. توفر المعلومات: يعتبر تداول المعلومات من الجوانب الحيوية لنجاح أي اجتماع، خاصة إذا كان الاجتماع يناقش موضوعات تتطلب الرجوع إلى مواد يستغرق الإطلاع عليها وقتاً طويلاً قد لا يتيحه وقت الاجتماع، مثال على ذلك تقارير اللجان ومقترحات المشروعات والموازنات، وغيرها. 3. الهدف من الاجتماع: يحتاج الإعداد لعقد الاجتماع إلى تخطيط جيد من التركيز على الهدف من الاجتماع، وقد يسعى الاجتماع إلى تحقيق العديد من الأهداف، ومع التسليم أن الأهداف من الاجتماعات قد تتشابه وتكاد تكون نمطية خاصة بالنسبة للاجتماعات التي تعقد بصفة منتظمة، إلا إنه يظل لكل اجتماع هدف يختلف عن غيره تبعاً لطبيعة الموضوعات التي ستطرح خلاله. 4. مسئولية الإعداد لاجتماع مجلس الإدارة: على المسئول عن إعداد الاجتماع أن يتأكد من جدية عملية الإعداد، وهو ما يتطلب منه التشاور مع أطراف أخرى. 5. تخطيط جدول الأعمال: أن يكون الغرض من الاجتماع واضحًا في ذهنك قبل أن تدعو لعقده. ابتعد عن الموضوعات المتكررة في اجتماعات المجلس كلما أمكن. تجنب اختيار التوقيت السيئ للاجتماعات. راعِ أن يكون المكان مناسبا للاجتماع وقم بإعداده وتزويده بالتجهيزات المطلوبة. حدد وقتا للاجتماع ولكل بند في جدول الأعمال حسب أهميته. احرص على وصول جدول الأعمال إلى الأعضاء قبل الاجتماع بوقت كاف حتى تتسنى لهم فرصة الاطلاع عليه. 6. ترتيب جدول الأعمال: ترتيب جدول الأعمال يؤثر على سير المناقشات ومن الأفضل وضع بند أو اثنين في مقدمة الجدول لا يثيران جدلا بين الأعضاء. وإذا كان هناك موضوع ساخن يشغل ذهن الحاضرين فقد يكون من الأنسب وضعه في الجدول أولا حتى يتم الانتهاء منه في البداية ثم يفرغ ذهن الحاضرين لمناقشة بقية الموضوعات. ومن ناحية أخرى فإن كل بند من بنود جدول الأعمال هو اجتماع مصغر في حد ذاته، يجب أن يجذب اهتمام الحاضرين، وتكون له نتائجه الخاصة. 7. صعوبات.. وحلول تواجه اجتماعات مجلس الإدارة صعوبات تضعف أحيانا من فعاليتها من هذه الصعوبات: 1. الشللية: مجلس الإدارة يضم مجموعة من الأعضاء، ومن الطبيعي أن تنشأ بين هؤلاء الأعضاء روابط وعلاقات شخصية وهو ما يمكن تسميته بالشللية، وقد يترتب على ذلك أن تتبنى هذه المجموعة الصغيرة أو الجزر المنعزلة آراء بعينها تدافع عنها على حساب المجموع ككل. 2. المشاعر والأفكار المسبقة: قد يبدأ أعضاء مجلس إدارة الجمعية اجتماعهم وهم محملون بأفكار ومشاعر سلبية خلفها الاجتماع السابق، وإذا تركت هذه المشاعر فقد تؤدي إلى إفساد الاجتماع، وقد تكون باعثا لمناقشات غير مثمرة، وقد تتسبب في تصاعد حدة الخلافات وتجذرها. الحل يمكن في مراعاة أن يتم تصفية أية مشاعر أو أفكار سلبية بين الاجتماعات، وقد يكون ذلك من خلال تقوية العلاقات والروابط الشخصية واللقاءات الخاصة بين الأعضاء الكفيلة بإزالة سوء الفهم أو أي اتجاهات سلبية داخل المجلس. 3. الاتجاهات النفسية لبعض الأعضاء: يتكون مجلس الإدارة من أعضاء قد يوجد بينهم من لديه خصائص نفسية أو سلوكية تعرقل التفاعل داخل المجلس مثل الشخص المتسلط وسريع الاحتداد، ومثير الشغب... إلخ. لا بد من تطوير أساليب داخل مجلس الإدارة للتصدي لمثل هذه الاتجاهات النفسية السلبية الكفيلة بعرقلة النقاش بل وإضفاء طابع عدائي على مناخ الحوار الذي قد يأخذ شكل (نحن.. وهم)"، إحدى وسائل التحكم في سلوك مثل هذه النوعية من الأشخاص هي تقسيم العمل على مجموعات صغيرة، وتشمل القواعد المنظمة لعمل المجموعة تحديد وقت لكل فرد في المجموعة يتحدث فيه دون السماح بأي مقاطعة لحديثه. *تم إعداد هذا الدليل بالتعاون مع مركز خدمات المنظمات غير الحكومية

[محمودممدوح]

تمام يا استاذ اسامة

[أسامة صلاح]

[hamada14u]

ممتاز جدااااا يا اسامة باشا
موفق بإذن الله ... لك مني أجمل تحية .

[أسامة صلاح]

منورنى يا حمادة